Как добавить учётные записи

Для коллективного использования требуется добавить учётные записи для каждого пользователя, которому хотим дать доступ к нашему облачному приложению. Сделать это можно, нажав в правом верхнем углу на иконку администратора и выбрав пункт «Пользователи»:

Придумываем логин, указываем отображаемое имя, пароль, почтовый ящик, присваиваем группу и устанавливаем лимит дискового пространства, доступного конкретному пользователю.

Как настроить дополнительные инструменты

После добавления всех пользователей можно перейти к настройке дополнительных функций.

Календарь

Календарь имеет широкие возможности и позволяет для различных групп пользователей отображать конкретные задачи и события. Можно обозначить график смен, сроки по задачам и т.д.

Зайти в календарь можно в верхней панели приложений:

Импорт готового календаря

Если у вас есть готовый календарь в приложении iCalendar на macOS или iOS, вы можете экспортировать его в файл .ics и импортировать в календарь  облачного офиса в разделе Параметры и импорт - Import Calendar.

Создание нового календаря

Если вы не планируете загружать готовый календарь, то можете создать новый следующим образом:

1. Нажмите на кнопку + Создать календарь в левой части экрана.
2. Придумайте ему название, например, Work.
3. Кликните на «галочку» — календарь будет создан, а все вносимые в него события будут доступны с любых устройств для всех пользователей, которых подключите к нему.

Подключить сотрудников к календарю можно вручную, добавляя каждого отдельно или всю группу, например, «Сотрудники». Но также можно «расшарить» календарь всем, кто пройдет по специальной ссылке — для этого нажмите кнопку Поделиться - Поделиться ссылкой. Пройдя по ссылке, все пользователи добавятся к календарю сами.

Контакты

Приложение «Контакты» мало чем отличается от приложения контактов в вашем мобильном телефоне, но иметь их под рукой в одном месте с календарем и другими инструментами облачного офиса может оказаться полезным. Далее рассмотрим основные функции, которые помогут вам завести адресную книгу в приложении, а именно: добавление, изменение и удаление контактов.

Как добавить контакты

При первом доступе к приложению «Контакты» по умолчанию нам показывают пустую адресную книгу.

Чтобы добавить контакты в адресную книгу, вы можете использовать один из следующих методов:

• Импорт контактов с использованием файла Virtual Contact File (VCF / Vcard)
• Добавить контакты вручную

Наиболее быстрым и удобным способом будет первый — использовать VCF/Vcard.

Есть много способов формирования такого файла, оставим ниже ссылки на некоторые примеры:
Экспорт VCF с IPhone
Экспорт VCF из Outlook
Экспорт VCF на Android
Экспорт VCF из таблицы в Excel

Импорт контактов из VCF-файла

Для импорта контактов данным способом необходимо сделать следующее:

1. Найдите кнопку «Параметры» в левой нижней части панели в приложении Контакты.

   

2. Далее нажмите на кнопку «Импорт контактов», затем «Загрузить с ПК»

   

3. Выберите ваш vcf/vcard-файл и импортируйте его.

После этого все контакты из файла появятся в адресной книге.

Еще один способ синхронизации контактов (если у вас Linux с рабочим столом GNOME) описан в разделе Диск

Добавление контактов вручную

Если вы не можете или не хотите импортировать виртуальные контакты, приложение «Контакты» позволяет добавлять контакты вручную.

Чтобы создать новый контакт:

1. Нажмите кнопку + Новый контакт. В поле справа откроется пустая конфигурация нового контакта.

   

2. Укажите новую контактную информацию и сохраните изменения.

Как редактировать или удалить контактную информацию

Приложение «Контакты» позволяет редактировать или удалять контактную информацию. Чтобы изменить или удалить контактную информацию:

1. Перейдите к конкретному контакту, который вы хотите изменить.
2. Выберите информацию в поле, которое вы хотите редактировать или удалить.
3. Внесите изменения или нажмите на «корзину».

Нажав на кнопку «Параметры» (шестеренка) в нижней части левой боковой панели, вы получите доступ к настройкам приложения «Контакты». В этом поле отображаются все доступные адресные книги, определённые параметры для каждой адресной книги и можно создавать новые адресные книги, просто указав имя адресной книги. В настройках контактов вы также можете обмениваться, экспортировать и удалять адресные книги. Вы можете получить URL-адреса для CardDAV.

Диск

Установка приложения для работы с диском

В самом начале, мы уже упоминали, что после установки нам будут предложены ссылки для установки приложений на различные устройства. Установка этих приложений значительно облегчат вам работу с облаком и избавят от лишних настроек. Дублируем ссылку на скачивание клиента Nextcloud здесь: https://nextcloud.com/install/#install-clients

Их скачивание и установка не должны составить у вас труда. Перейдем сразу к моменту первого запуска приложения, видим приветственное окно и нажимаем «Войти»:

Вводим адрес (IP или домен), обязательно укажите протокол http или https (c шифрованием, при наличии установленного SSL-сертификата), нажимаем «Далее». После этого автоматически откроется страница в браузере с окном авторизации в Nextcloud, авторизуемся там. Если все сделали верно, появится подобное сообщение:

Нажимаем «Разрешить доступ», затем возвращаемся в приложение и видим экран начальной настройки:

Здесь мы выбираем, выгружать ли уже размещенные на сервере в вашей учетной записи файлы на ваше устройство или нет. Также выбираем папку, куда эти файлы будут выгружены и в эту же папку мы сможем помещать файлы со своего устройства, чтобы папка автоматически синхронизировалась с сервером и передала новые файлы. После настройки нажимаем «Подключиться».

Видим главное окно приложения:

В нем есть две вкладки: Учетная запись и События.

В учетной записи мы подключены к серверу и видим все папки, которые были указаны для синхронизации с сервером. Во вкладке «События» мы будем видеть все уведомления от Nextcloud из любых его инструментов: общих, Календаря, Доски, Диска и других.

Теперь ваше устройство синхронизировано с сервером.

Аналогичный процесс подключения и на мобильных устройствах.

Если нет возможности установить приложение

Сервис полностью поддерживает протокол WebDAV: вы можете добавить хранилище как сетевой диск на вашем устройстве и таким образом работать с файлами через WebDAV — как будто они лежат на вашем ПК. Далее будет описано как подключить Linux и Windows к вашему сервису через WebDAV.

Доступ к файлам с помощью Linux

Вы можете получить доступ к файлам в операционных системах Linux, используя наиболее удобные способы — файловый менеджер или функцию оболочки GNOME(если она у вас установлена).

Через файловый менеджер

В любом десктопном Linux файловый менеджер способен подключаться по WebDAV. Используйте davs:// протокол для подключения файлового менеджера к общей папке облачного офиса.
У каждого пользователя в облачном офисе есть своя папка, ссылку на неё можно увидеть в параметрах хранилища:

Если вы — администратор или просто пользователь, которому дали доступ, порядок действий, описанный ниже, не отличается. 

Копируем ссылку и заменяем http на davs.

Получившуюся ссылку вставляем в адресную строку файлового менеджера:

Нажмите Enter, после чего появится окно авторизации, где нужно будет указать данные авторизации пользователя от сервиса.

После авторизации мы увидим папку пользователя на сервере:

Со своей папкой каждый пользователь сможет работать: загружать и выгружать файлы прямо с ПК на Linux.

Если у вас Linux с GNOME

Есть и второй способ, более простой и функциональный, если у вас или пользователей, которым вы даете доступ, на Linux установлена оболочка GNOME.

Рабочий стол GNOME имеет встроенную поддержку для календаря, контактов и задач облачного офиса, и файлов в том числе. Все они, если включить, синхронизируются с аналогичными в Linux приложениями: Календарем, Контактами и Файловым менеджером.

Подключить можно, выполнив следующие действия:

1. В настройках GNOME откройте онлайн-аккаунты
2. Под «добавить учетную запись» выберите Nextcloud.

   

3. Введите домен вашего сервера облачного офиса, имя пользователя и пароль, затем кнопку Connect (Подключить).

   

4. В следующем окне выберите доступ к ресурсам и нажмите крестик в верхнем углу, чтобы закрыть его.

   

После этого все отмеченные ресурсы облачного офиса будут синхронизированы с системой Linux. Файлы, в частности, будут отображаться как отдельный WebDAV-ресурс в Файловом менеджере.

Доступ к файлам с помощью Windows

Если у вас используется HTTPS-соединение, необходимо предварительно добавить настройку в Windows. Настраивается это в реестре Windows:

запустите «regedit» и перейдите к

HKEY_LOCAL_MACHINE/SYSTEM/CurrentControlSet/Services/WebClient/Parameters

Создайте или измените значение DWORD «BasicAuthLevel» (Windows Vista, 7, 8) или «UseBasicAuth» (Windows XP и Windows Server 2003) и установите для его значения данных значение 1 для соединений SSL (в Windows 10 параметр «BasicAuthLevel» по умолчанию установлен в значении 1). Значение 0 означает, что базовая аутентификация отключена, значение 2 разрешает как SSL, так и не SSL-соединения. Затем закройте редактор реестра и перезагрузите компьютер.

Подключение хранилища с помощью командной строки

1. Откройте командную строку в Windows.
2. Введите следующую строку в командной строке, чтобы подключить диск Nextcloud (дадим ему букву, например, Z):

   net use Z: https://<drive_path>/remote.php/dav/files/USERNAME/ /user:youruser yourpassword

   где <drive_path> - это URL-адрес вашего сервера Nextcloud. Если нет SSL-сертификата, то используйте http вместо https.

   Например:

   net use Z: http://office.rbel.info/remote.php/dav/files/root/ /user:root DjtEx6666

Подключение хранилища с помощью проводника Windows

1. Перейдите в Windows Explorer (Проводник).
2. Щелкните правой кнопкой мыши запись «Этот компьютер» и выберите « Подключить сетевой диск ...» в раскрывающемся меню.

   

3. Выберите букву диска, которую вы назначите хранилищу облачного офиса.
4. Нажмите на ссылку “Подключение к веб-сайту…”

   

5. Укажите адрес вашего облачного офиса, а затем /remote.php/dav/files/USERNAME/. Например:

   https://example.com/nextcloud/remote.php/dav/files/USERNAME/

6. Введите имя пользователя и пароль от облачного офиса
7. Завершите оформление, после чего диск с сервера будет открываться у вас прямо в проводнике Windows

Общий доступ к файлам

Несмотря на то, что у каждого пользователя своя личная папка, которую выше мы прикрепляли к своему устройству, достаточно часто требуется поделиться файлами или иметь общий доступ к файлам вместе с другими пользователями. Сделать это можно следующим образом:

Возле нужного файла нажимаем кнопку “Поделиться”:

После этого справа появится меню настройки общего доступа, можно выбрать разные варианты, самый удобный и простой — сделать ссылку для общего доступа:

Нажатие на отмеченную в скриншоте кнопку скопирует ссылку в буфер обмена вашего устройства и вы можете ее разослать всем, с кем хотите поделиться. Открыть файл по ссылке могут и не авторизованные пользователи, поэтому будьте внимательны с этим способом в случае конфиденциальных файлов.

Другой способ — дать доступ определенным пользователям или группе. Выбрать их в настройках не получится, необходимо начать вводить имя группы или пользователя и только потом появится возможность его выбрать.

Специальным значком отмечена группа, выбрав ее, вы поделитесь файлом со всеми пользователями, входящими в эту группу.

Примечание:

При использовании корпоративного мессенджера на мобильном устройстве или планшете  зависимости от версии Android , некоторым устройствам с данной ОС возможно потребуется отдельно включить возможность получения уведомлений о входящих сообщениях. Для этого необходимо перейти в "информацию о приложении" -> 

"Уведомления" (в этом меню включить "Разрешение уведомлений"),

 далее -> "Категории уведомлений"- В этом меню включить все остальное как на скриншете